一、什么是SOP
SOP , 又叫“标准作业程序”、“标准操作程序” , 英文翻译是Standard Operation Procedure , 取三个单词中首字母的大写即为SOP.
定义:指将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来 , 用来指导和规范日常的工作 。
SOP的精髓 , 就是将细节进行量化 , 用更通俗的话来说 , SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化 。
1、SOP的特征
(1)SOP是一种程序 。SOP是对一个过程的描述 , 不是一个结果的描述 。同时 , SOP不是制度 , 也不是表单 , 是流程下面某个程序中关控制点如何来规范的程序 。
(2)SOP是一种作业程序 。SOP是一种操作层面的程序 , 是具体可操作的 , 不是理念层次上的东西 。如果结合ISO9000体系的标准 , SOP是属于三阶文件 , 即作业性文件 。
(3)SOP是一种标准的作业程序 。所谓标准 , 有最优化的概念 , 即不是随便写出来的操作程序都可以称做SOP , 而一定是经过不断实践总结出来的 , 在当前条件下可以实现的最优化的操作程序设计 。说得更通俗一些 , 所谓的标准 , 就是尽可能地将相关操作步骤进行细化、量化和优化 , 细化、量化和优化的度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义 。
(4)SOP不是单个的 , 是一个体系 。虽然我们可以单独地定义每一个SOP , 但真正从企业管理来看 , SOP不可能只是单个的 , 必然是一个整体和体系 , 也是企业不可或缺的,而且这个标准作业程序一定是要做到细化和量化 。
2、SOP的作用
(1)将企业积累下来的技术﹑经验,记录在标准文件中,以免因技术人员的流动而使技术流失;
(2)使操作人员经过短期培训,快速掌握较为先进合理的操作技术;
(3)根据作业标准,易于追查不良品产生之原因;
(4)树立良好的生产形象 , 取得客户信赖与满意 。
(5)是贯彻ISO精神核心(说 , 写 , 做一致)之具体体现 , 实现生产管理规范化、生产流程条理化、标准化、形象化、简单化 。
(6)是企业最基本﹑最有效的管理工具和技术数据 。
二、为什么企业要做SOP
1、为了提高企业的运行效率
由于企业的日常工作有两个基本的特征,一是许多岗位的人员经常会发生变动,二是一些日常的工作的基本作业程序相对比较稳定 。
不同的人 , 由于不同的性格、学识和经验等,可能做事情的方式和步骤各不相同 。
即使做事的方式和步骤有相同,但做每件事的标准和度仍会有一些差异 。因此,我们就可以通过SOP的方式将微笑进行量化 , 即将细节进行量化和规范了 。
同时 , 由于SOP本身也是在实践操作中不断进行总结、优化和完善、持续改进的产物 , 在这一过程中积累了许多人的共同智慧 , 因此相对比较优化 , 能提高做事效率 。
通过每个SOP对相应工作的效率提高 , 企业通过整体SOP体系必然会提高整体的运行效率 。
2、为了提高企业的运行效果
由于SOP是对每个作业程序的控制点操作的优化 , 这样每位员工都可以按照SOP的相关规定来做事 , 就不会出现大的失误 。
即使出现失误也可以很快地通过SOP加以检查发现问题 , 并加以改进 。
同时 , 有了SOP , 保证了我们日常工作的连续性和相关知识的积累 , 也无形中为企业节约了一些管理投入成本 。
从每一个企业的经营效果来看 , 关键的竞争优势在于成本最低或差异化 。对于同等条件的竞争企业来看 , 差异化往往不是在硬件 , 而是在软件 。
软件的差异化又往往不是在大的战略方面 , 而是在具体的细节 。细节的差异化不体现在理解上 , 而体现在能否将这些细节进行量化 , 也即细节决定成败 。
因此 , 从这个意义上来看 , SOP对于提高企业的运行效果也是有非常好的促进作用 。
三、如何做SOP
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文章插图
(1)先做SOP编写流程 。明确SOP的编号、工序名称、编写人、初稿完成时间、小组讨论时间及最终的定稿时间 。
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