物业服务行业信息管理系统 _生活百科

物业服务行业信息管理系统【物业服务行业信息管理系统】实现对物业企业的信息进行全面的管理，包括物业企业基础信息、管业範围、资质申报审批、物业企业招投标管理等业务，以及业主大会（业委会）的申报审批管理（区、市主管部门指导并接受备案）。
基本介绍软体名称：苏州市物业行业监管信息系统
软体语言：中文
系统建设目标1、建立全面的涵盖大市範围的物业服务行业信息基础资料库，以能构建和提供物业前、中、后期的所有管理各类详实、準确的数据，形成多元数据关联并与多个政府部门实现数据交换集成管理。2、对物业服务企业建立有效的信息化监管平台，提升苏州市物业服务水平。3、建立物业服务企业诚信体系，定期（或实时）向社会公布发布企业诚信情况，强化物业服务行业自律机制和竞争机制，并互联全市诚信体系。4、建立物业服务考核评估体系，将多种模式的满意度测评与项目经理考核、项目评优、物业招投标等挂鈎，促进企业规範经营，提升社会、业主满意度，提升行业的社会声誉。5、实现与住建局房地产登记、销售，维修资金管理，房地产企业管理和数字建设信息等相关係统的对接，实现信息共享，联动管理。6、实现与上级管理部门业务系统对接。7、充分发挥系统优势，为物业行政监管机构提供网上办公平台；强化政务公开，规範行政行为，实现资质申请、契约备案、项目评优等实行网上运行和数位化管理需求。8、降低行政成本，提高工作效率。系统总体需求1、物业基础数据的整合数据的準确性、完整性和全面性是信息化系统的基础，也是业务过程操作的基础。目前各类基础数据分散在多个业务部门和不同的业务系统中，而且，部分项目属性数据、各种统计口径的数据、设施设备等数据还存在缺失和不準确等现象，因此，需要对物业管理中的各种数据进行有效的、全面的整合和补充，建立一个物业基础数据的核心资料库，真正实现一次输入，实时共享，保证基础数据的唯一性、準备性和及时性。为各种相关业务、为各级管理部门提供最準确、最全面的物业信息查询服务和统计报表。2、从业机构日常管理实现对物业企业的信息进行全面的管理，包括物业企业基础信息、管业範围、资质申报审批、物业企业招投标管理等业务，以及业主大会（业委会）的申报审批管理（区、市主管部门指导并接受备案）。对物业公司的基础信息管理实现有据可依、变化可查、异常可管、差错可罚，综合业务管理过程中对物业资产、人员、轨迹、经营範围等多方面进行複合分析和定位管理，全数位化和流程化的资质申报审批系统为多级管理部门的日常管理提供最大的便捷。3、物业服务监管为物业服务设计并建立一套标準的指标体系，规範物业企业的日常服务行为和工作标準，为管理部门的监管提供有力的信息化手段。同时，为物业企业、项目经理建立诚信档案，汇总多方位、多层次的数据为企业、项目经理进行考核记分，并把该诚信档案作为管理部门对物业企业各类业务申请进行审批的重要参考数据。4、实现信息公开，与业主之间的有效互动建立一个集信息发布、业务指导、公众意见反馈、网上业务办理为一体的物业专栏。树立政府形象，改善服务，提高服务质量。通过物业专栏，及时了解业主的意见，掌握业主的需求，进一步加强信息化管理，确保物业管理系统畅通，更好地为业主服务。5、数据综合查询及决策分析为各级管理部门、物业企业等用户提供全面的数据信息查询，提供及时準确的数据统计报表。另一方面，根据各级管理部门的要求，通过计算机系统的自动化统计分析，为管理人员提供决策支持服务。将物业行业信息管理系统与住建局房地产登记、销售，维修资金管理，房地产企业管理和住建局数字建设信息系统(GIS)等相关係统的对接，在地图上标注物业相关信息，实现信息共享，联动管理。6、实现与上级管理部门业务系统对接。系统业务需求根据对苏州物业管理的分析以及信息化管理的要求，本次物业管理系统应建立四大基础资料库：物业项目资料库、物业诚信档案资料库、物业服务企业资料库、业主委员会资料库。其中部分数据可以从原系统中导入。实现一次输入、全局共享，保证了基础数据的正确性、及时性、唯一性。一、物业项目资料库套用对象：本系统的所有使用人员、外部查询人员主要功能：物业项目资料库，主要是用来记录苏州所有物业项目的相关信息。包括以下几类信息：1、物业项目基本信息：1）物业项目方位、占地面积、建筑面积、门牌信息、建成年代、物业项目物业管理方式（委託物业服务企业管理、业主委员会自管）等2）物业项目技术信息：停车位（总数量、地面数量、地下数量）、物业项目出入口（24小时常开出入口、定时看房出入口）3）消防设施：消防栓数量、灭火器数量、烟感、温感、喷淋泵、喷淋头、消防报警系统4）技防设施：周界报警系统（入侵探测、显示装置、监控中心、控制、记录、显示装置）视频安防系统（摄像机、监控中心）出入口控制系统（对讲机、门禁控制）室内报警系统（入侵探测器、紧急报警装置）实体防护装置等设定情况。2、物业项目信息：1）性质：居住（高层、多层、独幢别墅、联排别墅）、非居住（商业办公、公共事业）2）房屋具体参数描述：幢数、层数、楼梯、户数、电梯数3）房屋所有权信息：所有人姓名、地址、电话、身份证信息等4）房屋维修资金信息等3、物业项目其他信息二、物业诚信档案资料库套用对象：本系统的所有使用人员、外部查询人员主要功能：记录物业企业诚信数据、考核培训数据，主要包括：1）物业企业诚信数据：投诉数据、信访数据、日常服务情况、奖惩业绩等2）培训考核数据：物业项目经理在日常工作中的记分及参与的培训，考核结果、考核时间等三、物业服务企业资料库套用对象：物业服务企业管理人员、外部查询人员主要功能：物业服务企业资料库主要用以描述苏州市物业服务企业的基本信息、经营信息。包括以下几部分：1）基本信息：公司名称、地址、资质等级、资质有效期、物业契约期限、管辖的物业项目名称、地址等2）物业服务企业物业项目经理人信息：经理人姓名、电话、资质、职业信用等3）物业项目专业管理人员信息：24小时维修服务人员姓名、联繫电话、持证上岗人员姓名、联繫电话等4）物业服务企业属下专业公司信息：建筑维修公司、电梯维修公司、保全、保洁、保绿等专业公司的名称、资质等级、技术人员编号、姓名、联繫电话、人员特殊上岗证等 5）主要人员管理对物业企业的各类从业人员的情况进行管理，并自动检测人员重複挂职等异常状况。包括法定代表人、企业负责人、物业管理专业人员、管理和技术人员等各类人员的基本信息、联繫方式、各类相关证书、技术等级/职称等信息。6）物业服务企业其他信息。四、业主委员会资料库套用对象：业主委员会管理人员、外部查询人员主要功能：业主委员会资料库，主要是描述业主委员会的基础信息包括：1、业主委员会名称、办公地点、主要人员设定、24小时联繫电话2、主管人员信息：姓名、职位、联繫电话、主管业务3、发包物业维修服务信息：保全、保洁、保绿、物业服务企业、专业维修公司名称、资质、负责人、联繫电话等信息4、业主委员会其他信息。主要功能需求1、物业服务督察管理由管理部门定义全市统一的物业服务标準，并进行条目化记分，用于指导物业企业的日常工作，并依次为依据，对物业企业进行专项检查和整改整治。1）物业服务指标体系指标体系提供给市局、区局、物业公司、街道社区对物业管理评价指标体系的管理，包括制订指标分类、制订指标、制订指标属性。本业务允许市局/区局/物业公司/街道或社区等各类角色操作，各角色制订的指标彼此不能互相修改。由管理部门定义各项物业服务评价记分标準针对每项指标，细化其工作标準，包括：检查频率（日查、周查、月查、定期查等）、检查结果评分（优良中差记分标準）、检查报送时间、指标使用範围（商品房、公房、定销房等）：1）物业项目经理日常检查由物业公司或物业项目经理，登录系统，在管理部门制定的指标体系上，系统自动为其分配每天的工作内容，并把工作结果录入系统。a) 工作日曆：b) 录入日常服务情况：2）管理部门专项检查管理部门可根据不同时期的管理要求，藉助指标体系，建立不同的专项检查工作流程，如防火安全检查。并通过系统把专项检查布置给各相关物业企业，由物业企业根据质量要求、时间要求填报结果，提交管理部门审查。（设定专项检查内容的许可权为市、区（市）住建局）a) 管理建立专项检查任务：b) 物业小区整改情况採集：3）整改管理管理部门根据检查结果，列印整改通知单，并通过系统全程跟蹤记录整改过程。4）契约管理本功能完成对物业服务契约的备案审核、临时管理规约的备案审核等功能。（物业公司契约扫描、填写相关信息网上备案——区局核对契约原件、完成备案、列印备案表。要求系统对契约备案的主要信息、数据与系统资料库比对，资料库无此数据的，此数据可自动存入资料库；此数据与资料库不一致的，由区局核实后进行更正。）2、物业诚信管理本模组完成对物业企业的考核记分，根据综合评定结果对各物业企业进行排名，并向社会公布。本模组完成对项目经理的日常工作考核，为企业和业主委员会选聘物业管理人才提供依据，同时通过考核淘汰不合格的项目经理。物业企业诚信档案数据包括三类数据：物业服务情况、日常服务行为信息、企业经营性信息。1）物业项目自查情况：（1）物业企业及物业项目经理日常工作自查情况u 未及时录入自查工作结果的信息数据u 物业企业及物业项目经理检查整改信息u 同时比对历次自查结果记录，对于某项整改要求在多次自查中都无法发现问题的情况，予以加权记分（2）物业企业及物业项目经理的逾期整改信息2）日常服务行为信息：（1）物业项目投诉信息（2）物业项目报修信息、逾期处理信息（3）物业项目有效信访信息（4）物业项目的媒体舆情信息（5）来自维修资金系统的信息：a违规使用维修资金的信息（可通过审计结果进行分析）b对一个使用工程进行分析，规避审价的信息c不能及时进行账目公布、维修工程公示的信息d对收益资金操作不合规的信息（6）物业企业对企业基本信息準确性更新的及时性（7）物业项目经理其管理的物业小区中各项基本信息準确性更新的及时性3）企业经营性信息：（1）物业或其管辖物业项目获得的有效荣誉（如国家级、市级、区级评比）（2）物业或其管辖物业项目获得的管理部门或管理部门认定的表扬数量4）诚信评估处理流程：（1）诚信数据汇总本功能提供与管理部门各业务的统一接口，如信访管理系统等，对已有数据进行汇总採集，作为物业诚信记分的数据依据。（2）业绩信息採集完成对物业企业各种工作业绩进行分类及信息录入，包括投诉信息、各类获奖信息、行政处罚信息等，作为物业诚信记分的数据依据（3）诚信预记分本功能完成对各种收集的数据类别定义记分标準，并且由各级管理部门对物业企业的诚信数据进行预扣分，并把记分结果传送相关物业企业。系统在记分时，根据物业企业管理的面积、物业项目类型、物业企业资质等多种信息设定不同权重，通过数据模型计算，进行综合评分。（4）诚信申诉及核正物业企业如果对记分结果产生异议，通过本功能发起申诉，并且提交相关的证明材料，管理部门进行审核确认后，形成最终的记分结果。3、培训考核管理：由管理部门根据不同情况，对各种类型的物业企业或物业项目经理定义扣分上限，一旦物业企业或物业项目经理超过标準，则需要重新考核上岗，系统记录培训情况、考核结果等各种信息，作为日后的管理依据。4、物业项目设备查勘管理系统对小区中各种公共设施设备进行统一定义，由物业企业录入其各种属性信息，定期报送各设施设备的状况，并通过多种维度生成统计报表，方便管理部门进行决策。1）物业项目设施设备定义由市主管部门统一定义各种设施设备的範围、属性、构成等信息，由物业企业根据管理部门要求，以物业项目为单位，报送设施设备的信息。2）数据统计分析系统根据管理部门的要求，以不同口径进行数据统计分析，例如：l 共用部位检查项目完损情况l 设施设备检查情况表 l 全市完损情况统计—屋面5、物业项目基础数据管理物业项目基础信息管理是针对物业企业、物业项目信息的管理，参与的角色有：市局、区局、物业企业、物业项目管理处、业委会、业主等。业主、业委会等人员在查看入口网站提供的物业项目相关信息，可显示的相关信息有：物业项目代码、物业项目名称、物业项目地址、物业管理区域、物业项目性质、建筑面积、总户数、总自然幢数、地上车位数、地下车位数、水箱个数、蓄水池个数；物业用房总面积，其中办公用房﹑商业用房面积、坐落等；归属区县、归属环线、归属板块、归属街道、归属房管（建管）所、归属居委、小区管理处名称、管理处地址、物业项目经理、物业项目经理手机、物业项目经理座机、物业项目经理上岗证编号、邮编、Email地址、日间报修电话、夜间报修电话等。6、物业企业资质管理1）本地企业申报完成本地物业企业的申报、受理、审批的业务管理，包括企业基本情况、业绩情况、注册资本构成、证照资料、部门设定等情况的管理和审查。2）资质变更当物业服务企业的名称、住所、法定代表人等事项发生变更时进行的业务申报和资料信息审批。3）异地企业备案对于外地物业服务企业在苏州从事物业管理业务，通过本功能向管理机构进行资质备案。该业务的操作类似于资质申报操作。4）资质审查由管理部门通过本功能筛选物业企业，并且建立资质审查的工作流程，定期对企业各项资质情况进行审查备案。流程：企业申报（书面材料扫描上传、网上申报）——区（市）初审——行政中心受理——物业处审核——局领导审批——列印证书——返回行政中心发证7、物业招投标管理本系统包括“建设单位（房地产开发企业）”和“业主大会（业委会）”两类机构发起的物业招投标的全业务处理过程。1）招标受理由招标申请人提交招标相关要素资料，管理部门查询招标申请信息，进行审核、备案，安排会场并录入进度要求，发布招标公告。2）投标受理管理部门通过系统设定投标初始条件，包括资质等级、注册资金、地理位置、员工人数等条件，投标人按照系统要求提交投标申请资料，系统进行自动比对筛选。完成现场踏勘、答疑后，进行答疑纪要录入，并发布到公共媒体，进行信息公开。3）投标单位资格预审本功能用于控制投标规模，当投标人为0时设定为流标，达到协定选聘的要求时，转入协定选聘物业处理，超过一定数量时，可对投标人进行资料预审，选定符合要求数量的投标人。4）招标受理由招标申请人提交招标相关要素资料，管理部门查询招标申请信息，进行审核、备案，安排会场并录入进度要求，发布招标公告。5）评标管理本功能完成专家自动抽取、标书录入、标书受理编号能业务处理。6）中标管理本功能完成中标公告录入、现场答辩记录、招标公告信息发布、中标备案，并提供投标保证金退款。最终，通过契约信息录入在系统中完成契约建档，并自动答辩记录比对，检测违规条款。7）协定选聘物业完成协定选聘备案审批、契约信息录入等处理。8）保证金管理对于投标人缴纳的保证金，通过本功能，对缴纳与退还进行实时记录，系统为招标人建立保证金虚账户，并在保证金账户下开立投标人子账户，对投标人缴纳的保证金分开记账，保证金虚账户独立于实际的银行账户，使保证金的账目清晰，以求更有效的监管整个物业招投标过程。8、业主大会管理实现业主大会成立申请及审批管理，业主大会换届及信息变更的申请和审批管理，以及业委会从业人员的信息管理，包括业委会人员的各项信息：姓名、年龄、政治面貌、联繫方式等。并且提供标準化的数据接口，实现各项信息与维修资金业务系统进行联动处理，方便物业企业、业委会、各管理部门的日常工作。本模组主要向各小区业主委员会开放，要求各业主委员会，及时登录系统记录日常业务处理过程，外包的各专业单位服务情况的汇总资料等。其主要内容包括：1）业主委员会日常工作情况记录2）小区保全、保洁、保绿等工作记录3）小区物业设施设备保养、维护情况记录4）外包专业公司任务派发、执行、督办、回访记录5）业主委员会其他业务记录9、数据综合查询及报表数据综合查询及报表是提供给各管理部门、各级领导使用的数据中心，所需要的数据以及预警的措施，就像汽车/飞机的仪錶盘，随时显示我们关键业务的数据指标以及执行情况。数据综合查询及报表是一个为各级管理层提供的“一站式”决策支持的管理信息中心繫统。通过各种常见的图表（速度表、音量柱、预警雷达、雷达球）形象标示运行的关键指标（KPI）, 直观的监测运营情况，并可以对异常关键指标预警和挖掘分析。包括全市所有项目的基本信息查询及多维度数据统计分析、各物业小区经理日常工作情况统计查询、各种房屋类型在不同业务条线中的数据统计分析、维修和投诉业务在办情况统计、分析维修事故多发小区/多发类型/多发季节等等。10、简讯服务平台物业管理系统是一个面向多种社会服务机构及广大业主服务的平台，在相关业务的处理过程中，很多情况需要把信息及时通知给相关业务人员或业主。另一方面，各业务人员及业主在不能上网的情况下也需要及时参与表达意见及个人决定。利用手机简讯功能可以非常方便的实现很多业务功能。简讯服务平台是物业管理系统中的一个服务支持系统，通过与各类业务功能、OA系统的有效衔接，为管理部门、广大业主提供及时、高效、个性化、多样化的讯息服务。简讯服务平台通过GSM MODEM池实时传送和接收，为各种系统建立了一个快速的简讯传送通道。简讯服务系统提供完善的短讯息管理功能，可对数据流量、日誌及存储等工作进行高效处理。简讯服务平台由七个部分组成：简讯服务管理、简讯分发、简讯收集、简讯传送、简讯接收、简讯订阅管理、简讯日誌管理。讯息订阅：由管理部门设定业务分类、每种类别下可传送的讯息描述、传送时机的要求，管理各级用户、业主选择自己关心的分类及内容，系统自动到各个业务系统抓取信息，或由管理部门设定讯息内容，系统自动根据讯息的传送时机，传送到用户的手机上。1）重要事件通知实现对多个用户、或者多个用户组，传送事件通知，并可以设定为立即传送或定时传送：2）简讯实时互动通过简讯与用户进行实时互动。通过简讯服务平台，建立互动主题，并传送给用户，用户根据简讯内容设定的选项（例如：回复1－同意，回复2－不同意，回复3－了解更多），回复自己的选择，与系统进行信息互动。简讯服务平台把用户回复的信息，反馈到各业务系统或统一的信息反馈汇总界面，供各级管理部门进行统计查询。11、物业专栏：建立一个集信息发布、业务指导、公众意见反馈、网上业务办理为一体的物业专栏。树立政府形象，改善服务，提高服务质量。通过物业专栏，及时了解业主的意见，掌握业主的需求，进一步加强信息化管理，确保物业管理系统畅通，更好地为业主服务。后续实现：为每个小区建立一个网上社区，共业主进行信息交流，完成小区内一般事务的网上表决，对物业企业日常工作进行评价打分，并为物业企业提供一个网上交流视窗。12、系统对接：与房地产登记、维修资金管理和数字建设信息、住建局数字建设信息系统(GIS)等系统进行对接，在地图上标注物业相关信息。软体开发公司负责新老系统数据迁移。软体开发公司负责原始数据的採集，包括缺失数据的补充。项目历程2012-10-29 发布项目招标公告、採购档案下载2012-12-11 发布中标公告2014-03-01 系统启用