(四)“函”的写法以陈述为主，只要把商洽的工作，询问和答复的问题，向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行 。
(五)发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请求批准 。
因此，要求“函”的语言要求朴实，语气要恳切，态度要谦逊 。
(六)“函”的结尾，一般常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”等惯用语，有时也不用 。
比如说“红头文”通知要注意把要求和措施部分交待清楚，可以分条也可用小标题的形式，这样才能便于下级执行 。
会议性的通知大家都见过，一般就是目的、会议的名称、内容、参加人员、会议时间、地点等，要注意的是要把这些写正确，通知错时间地点就是你的失职了 。
通知还有批转性通知、转发性通知，这类的通知就是有话则长，无话则短，也就是要简明扼要，直接陈述事宜即可 。

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