但是,电子邮件通常是必不可少的,即使我们有很多会议、面对面的工作,并且手头有电话,电子邮件仍然非常重要 。
这是因为电子邮件可以把事情写成文字,沉淀声音,执行决策,不受人在场或不在场的影响,可以更广泛地告知信息和征求意见 。
因此,要发送有效的电子邮件,您可以:
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提高我们的工作效率——让邮件更有效地回复,让事情更有效地推广;提升我们的影响力和专业性——邮件的覆盖面更广,清晰、重点突出的邮件会让你的伴侣对你有更好的印象 。
让我们学习如何更有效地发送电子邮件!今天对一个同事的Email提了一些建议,也分享给大家做个砖头 。其实,我相信每个人都能总结出这些显而易见的道理,只是:“知易行难” 。在此记录为自我备忘录 。
几个重要的假设:
很少有人愿意阅读冗长的电子邮件——除非你告诉他们如果不这样做该怎么办,并赋予他们责任 。很少有人愿意无缘无故地主动做事——尤其是能不能做的时候,除非价值观特别好,喜欢多管闲事 。很少有人会仔细阅读您的电子邮件 - 永远不要向很多人发送电子邮件并期望每个人都阅读它以了解您希望他做什么 。
不良电子邮件特征:
用散文写作,冗长而无聊,并期望人们阅读它 - 这是不现实的 。它依赖于接收者来提取关键信息,而不是集中注意力:时间、行动、目标 。大量发送,导致没有针对性的电子邮件——这本书的重点影响,这可能导致问责制的稀释和分散,发送的人越多,真正有价值的回复就越少 。
与此相对应,一封好的邮件应该让收件人一目了然:什么,作为收件人,我需要做什么,什么时候做 。
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办公室邮件的作用大概如下(不包括个人邮件):
通知事情发生——比如项目发布公告和预发布公告,我们已经决定我们已经做到了,而邮件只是为了通知你,你是否回复并不重要,但只要因为你没有说你没有收到它 。咨询——决定还没有正式做出,或者只是一个想法,希望大家多多提意见和建议,不管你有没有回应,尤其是回应的质量对事情的进展非常重要 。纯分享 - 仅供参考的电子邮件(供您使用),我觉得有趣或有用的东西可以发送给您以供参考,通常我会期待“谢谢”,但没关系 。即使这种邮件无关紧要,也不要让每个人都读到它只是为了意识到这是一封 FYI 类型的邮件,而是在开始时说清楚:分享某某 。要求确认和最终确定 - 重要!一定要从收件人那里得到明确的意见,尤其是里面的关键人物,否则事情将无法解决,可能会导致延误和其他后果 。邀请 - 通常是会议和讨论的邀请,收件人将在备忘录中登记 。建议使用会议邀请系统发送此类邮件,同时明确标明时间、地点、主题和内容 。
【说明】
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通常在工作中,“征求意见”和“要求确认决定”的电子邮件会占多数 。这两种类型的电子邮件都需要有针对性的技术 。在工作中,我发现有些同学容易把“要求确认和定稿”的邮件误发为“咨询”邮件 。显然期限已到,此事无法实施 。乍一看,原来确认邮件没有回复,收件人也不明白这件事的重要性 。所以到了无法做出决定的地步 。
如果您发送的邮件属于“请求确认和敲定”类型,请先确认此事经过多轮公开讨论,确实到了确认阶段,其次请注明下一个电子邮件中的步骤,如果您不确定,事情将如何完成,等等 。给出您想要最终回复的时间点 。如有必要,请附上您希望回复的人的姓名,并突出显示 。
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