上海外国语大学电子公文处理规定 _生活百科

上海外国语大学电子公文处理规定【上海外国语大学电子公文处理规定】为促进学校电子公文处理工作规範化、制度化、科学化，根据《教育部办公厅关于教育电子政务建设的指导意见》（教信息厅〔2003〕1号）、《教育部办公厅关于开展教育电子政务试点工程建设的通知》（教信息厅〔2004〕2号）、《教育部办公厅关于印发“2005年度教育电子政务建设实施要点”的通知》（教信息厅〔2005〕1号），特制定本试行规定。
基本介绍中文名：上海外国语大学电子公文处理规定
档案类型：条例条令
目的：促进学校电子公文处理工作规範化
所属地区：上海外国语大学
总则第一条为促进学校电子公文处理工作规範化、制度化、科学化，根据《教育部办公厅关于教育电子政务建设的指导意见》（教信息厅〔2003〕1号）、《教育部办公厅关于开展教育电子政务试点工程建设的通知》（教信息厅〔2004〕2号）、《教育部办公厅关于印发“2005年度教育电子政务建设实施要点”的通知》（教信息厅〔2005〕1号），特制定本试行规定。第二条电子公文指有别于纸质公文的、以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和存贮工具，以计算机网路及其他数据通信介质为传递渠道的公文及公文处理形式。第三条为对接上级部门办文要求，同时严肃办文纪律，电子公文的文种、格式、行文规则参照现行颁布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）。第四条学校电子公文处理通过校园网或针对本校网路环境而开发的移动终端进行，电子公文处理软体目前採用“上海外国语大学办公自动化（OA）系统” 。第五条凡国家有关机构明文标注“秘密”及以上密级的公文不适用本规定。办公自动化系统管理第六条校长办公室是学校办公自动化系统的主管部门，信息技术中心负责办公自动化系统的技术支持和系统维护，人事部门、档案管理部门等根据系统服务模组要求作为该系统使用的重要支持部门。校内其他单位是该系统的使用部门。系统按许可权面向全校教职员工和部分临时补充使用人员开放，并提供服务。第七条学校办公自动化系统的系统管理员由校长办公室任命。系统管理员负责系统的日常维护，并配合档案管理部门对系统内所生成的电子公文进行必要而及时的归档。第八条档案管理部门负责对归档的电子公文按照档案管理的有关规定进行档案管理和查询利用等工作。档案管理部门指导系统各使用部门做好相关档案材料徵集工作，各使用部门应派专员做好档案的保存对接工作。第九条各使用部门、支持部门要明确本部门主要负责人为系统套用的分管领导，并指定一人为本部门的办公自动化系统OA秘书，负责本部门（单位）的帐户管理和电子公文处理系统的培训与使用辅助，接受学校办公自动化系统校级系统管理员的业务指导与管理。帐户与系统安全管理第十条新增人员的开户：新增人员报到后在人事部门填写基本信息，由人事部门审核通过，根据其相应的身份（如管理岗、教师岗）系统自动赋予基本使用许可权，其它相关许可权由各单位管理员申报，报校级系统管理员后进行配置。用户调离岗位后，应根据情况作如下安排：1、调离原单位，由组织、人事部门提交相关材料，明确对该用户单位进行转换安排；岗位信息与许可权由新入单位的管理员进行申报，提交至校级系统管理员。2、离职或退休等出校状态，由人事部门提出报表，由校级系统管理员对帐户进行销户；3、单位内部OA秘书等岗位转换，由单位管理员提出岗位及许可权修改申请，报校级系统管理员进行调整。4.临时人员开具账号，应由用人单位主要负责人出具申请，注明账号用途、使用许可权、使用期限和账号名称，并提交使用人相关身份信息。第十一条系统中用户的公文处理许可权由各单位根据该用户的党务和行政分工所赋予的岗位职责分配，并可随着岗位和分工的调整作相应调整。许可权需要调整的，由主要负责人签署意见后报校级系统管理员，并在本部门OA秘书处备案，在部门主要负责人交接时一併传递。第十二条学校系统管理员应採取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。系统维护应具备完整、安全、适用的维保方案。第十三条各用户应妥善保护自己的账户资料。用户密码应经常更换，登录系统后因故离开要退出系统，以确保账户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知各部门OA秘书，并通过校级系统管理员及时赋予一个新密码。第十四条学校系统管理员应加强病毒监控，用户应定期查杀病毒，以最大限度保障系统正常运转。第十五条涉密公文不得通过办公自动化系统办理，仍沿用原涉密公文处理办法。上级档案应及时面向全校在系统内按规定公开以促进信息共享。办公自动化系统公文的办理第十六条实施办公自动化系统后，除涉密公文外，学校公文处理与可上线处理的办事流程，均使用办公自动化系统完成，以加强多校区间联繫，提高工作效率。第十七条公文的收文办理、内部请示和发文办理流程，由党办、校办依照各部门职能和校领导的分工对系统进行设定，按照学校有关公文办理相关规定进行。为确保公文完整，各用户应以精準、完整、及时为準则，认真处理正文、附属档案、留言等各环节的内容，否则可以按照相关规定视为无效公文。第十八条上级和非隶属单位普通来文，由校办秘书进行数位化处理后，进入办公自动化系统公文办理流程。根据相关流程，各单位在接到公文时应及时办理，确保个人用户的“待办事项”定时进行清理。第十九条以学校名义对外和向下级行文，由发文主办单位在系统中创建新文稿，提供初拟文稿后，启动发文办理流程，由发文审核单位及时进行处理。第二十条由各单位发起的内部请示，应包含各充分要件，档案正文、附属档案及相关材料应标题清晰、表达清楚、文字準确、言简意赅，以方便办文与留档。档案应严格按照办事流程和责任分工，做好会签部门的意见徵求，并对办理结束的公文及时予以归档。第二十一条公文办理每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作，并在系统的工作流程“意见留言”中填写意见，留下痕迹。然后，将公文提交给流程设定的下一个公文处理者。如下一个公文处理者有多人可供选择，则要根据公文的内容和岗位分工及许可权选定正确的传送对象传送，系统会以一定的方式通知接收方，接收方收到公文后，应及时办理。如果接收方发现接收到的公文不属于自己的职权範围，应及时将公文退回流程中的上一环节。第二十二条为保证公文处理的快捷性，党政机关、院系等各部门各级领导和工作人员应经常进入系统，及时处理待办事宜。学校定期对公文办理情况进行梳理，对在某个具体账户中出现的长期怠工、压扣档案、拖延不办等情况进行通报，并计入其本人与部门的工作考核範围之中。公文归档与销毁第二十三条学校公文存档应以纸质载体为基础，电子文档为必要补充，电子公文与纸质公文互为镜像。第二十四条上级来文原件由收文部门存档。来文办理过程的资料（包括来文的扫描文档）应由主办部门转换成纸质形式（要求雷射列印）并附加鉴别信息后，与办理过程中形成的其他纸质或实物材料一併由档案管理部门存档。第二十五条发文文稿（包括办理过程中各办理人签批的意见）、附属档案与档案正文统一列印后由党办、校办统一用印、存档。第二十六条校内请示文稿（包括办理过程中各办理人员签批的意见）、附属档案与档案正文应选择其信息公开属性，或根据档案管理部门要求，统一列印后，由发起部门配合档案管理部门存档纸质档案。第二十七条与电子公文有关的电子文档由学校系统管理员按档案管理有关规定，定期移交综合档案室。第二十八条不具备归档和存查价值的电子公文或办事流程，经校办负责人批准，可以销毁。电子公文的销毁，需进行登记并由两人监销，确保不错销、不漏销。电子公文的效力第二十九条学校对外发文的报送採用纸质形式，办理过程仍通过办公自动化系统完成。纸质版与电子文档具有同等效力。第三十条各单位可以从办公自动化系统中列印已存档（即标注“存档传阅”以示公文流转完成）的公文之纸质形式，作为至其他部门或有关场合办理相关事项的说明，办事部门应通过OA系统校对验证该纸质版是否为原电子样张以确保无误。第三十一条在OA系统全线使用后，除国家明文规定密级和限制电子形式的档案，或由校党委常委会表决同意只保留纸质形式的档案外，只有纸质形式而在电子公文系统中查无验证的档案，可视为无效。对于因造假或虚改档案而造成的纸质档案与电子公文不对应行为，必要时追究相关人员有关责任。违反国家相关规定和有关国际组织公约，对计算机信息系统中存储、处理或者传输的数据和应用程式进行非法删除、修改、增加之操作，导致后果严重的个人与机构，应根据有关法律进行处理。其它第三十二条校内停止使用纸质形式办理公文和传递无密级公文，相关办文用纸不再付印，随着系统深入开发，逐步增加网路办事等各项功能。第三十三条学校及校属各单位工作人员，应充分认识公文处理工作的重要性，认真履行职责，积极配合公文处理电子化工作进行，认真参加电子办公系统操作培训，达到电子化办公相关要求。第三十四条校务系统用户必须严格遵守《网际网路信息服务管理办法》等规定、条例。第三十五条本试行办法由校长办公室负责解释。第三十六条本试行办法自公布之日起实施。