流程型组织 _生活百科

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流程型组织【流程型组织】流程型组织(Process-oriented Organization)是以系统、整合理论为指导，为了提高对顾客需求的反应速度与效率，降低对顾客的产品或服务供应成本建立的以业务流程为中心的组织。
基本介绍中文名：流程型组织
外文名：Process-oriented Organization
流程型组织流程型组织是以系统、整合理论为指导，为了提高对顾客需求的反应速度与效率，降低对顾客的产品或服务供应成本建立的以业务流程为中心的组织。流程型组织是实施流程管理的重要基础。对于流程型组织的界定，比较典型的定义方式有如下几种。(1)流程型组织是关注组织内部的各种跨部门流程的执行情况和结果，以达到顾客满意的目的。这种定义主要是着眼于流程型组织的目的。(2)流程型组织是根据业务有序活动的各个关键环节来配置相应人员，分配工作，通过人员之间的相互协作，将组织的投入转化为最终产出。这种定义着眼于流程型组织中成员之间的关係。(3)流程型组织是一种扁平化的组织结构，打破职能之间的隔阂，促成信息流和物流等在水平方向和垂直方向的顺畅流动。这种定义主要着眼于流程型组织与“金字塔”式的传统组织形态的对比。(4)流程型组织以组织的各种流程为基础来设定部门，决定人员分工，在此基础上建立和完善组织的各项职能。这一定义是从组织完善的角度来界定的。(5)流程型组织是以流程为中心的组织，以区别于传统的职能组织。这种定义是从职能型组织对立而提出的。(6)从业务流程需要出发，从根本上来重新组织企业活动，并最终围绕流程重新设计其组织的结构，产生新型的以流程为中心的组织，即基于流程的组织。这一定义着重强调流程的重要性。(7)基于流程的组织是以业务流程为主，以职能服务中心为辅助的一种扁平化的组织。这种定义主要着眼于流程型组织的设计原则。通过对流程及流程管理概念的介绍，在分析、比较、研究流程型组织的特点、内容的基础上，可以对流程型组织做出以下界定：流程型组织是以系统、整合理论为指导，为了提高对顾客需求的反应速度与效率，降低对顾客的产品或服务供应成本建立的以业务流程为中心的组织。组织的诞生经济一体化浪潮加剧了企业之间的竞争。企业领导者意识到：在今天的市场上，“参战者”都在追求卓越，只是达到及格的边缘，显然已经不够。“假使企业无法和世界上最优秀的竞争者并肩而立，迟早有一天，它会连立足的地方都没有。”面对挑战，各种管理理论和实践都在寻找更有效的组织模式，以适应时代的要求。过去20年来，从目标管理、分散投资、Z理论、追求“卓越”、一分钟经理、走动管理、价值链分析、质量环，到矩阵管理，各类学说百家争鸣，但却没有一种理论足以极大地提高企业的竞争力。另外，众多企业虽然套用了信息技术(IT)，但只是作为提高工作效率和自动化程度的手段，而对作业过程则不作任何适应性改变，限制了提高企业整体绩效的空间。人们迫切需要新的管理理论，藉助它的力量在企业中进行一场根本性的管理革命。于是，组织内部和外部的流程改造悄然兴起，为流程型组织的产生奠定了基础。组织的形态流程型组织是以系统理论为依据，为了提高对顾客需求的反应速度与效率，降低对顾客的产品或服务供应成本，建立的以业务流程为中心的组织形态。以企业集团为例来看，基于流程的一般组织形态如图1所示。进一步对流程型组织内部各单位的职责和许可权进行分析，可以看出职能组织和流程组织在设计过程中的差异。董事会是公司的高层管理机构，是公司的最高决策层，负责公司的重大事项的决策。总经理全面负责公司的生产经营管理工作，组织实施执行董事会决议。流程管理委员会是基于流程组织的关键部门。起着承接总经理与下属事业部的作用，是将企业的发展战略转化为具体战术的专、业技术部门，是推动企业流程的执行部门。流程管理委员会以其专业的视角审视企业各个事业部的生产运作流程，对事业部原有的流程进行重新梳理与最佳化，根据战略发展委员会的发展战略设计流程推广到企业的生产线。流程管理委员会採用专业的技术分析流程，建立模型，最佳化流程，并且监督各个事业部的流程执行情况，对流程的运行效率进行评价，对流程的绩效进行考核。可以说流程管理委员会是流程管理技术的最有力的体现者，其角色正是要通过流程管理技术，提升企业流程的运行绩效。产品或地区事业部可以是一个独市的法人机构，这个机构按传统的划分是具有各个职能部门的一个完整的企业形态，是具有自己产品的製造型组织，然而在基于流程的组织形态里，这个事业部的组织就必须做相应的调整，有些职能部门要适应流程管理而不断地弱化甚至取消，而有些则要不断地加强其许可权，这也是基于流程的组织变革的关键。基于流程的组织变革就是要按流程整合生产部门的职能，树立起流程管理的企业文化，制定基于流程的企业发展战略，建立科学的流程管理制度，完善基于流程的绩效考核体系，从基于职能的旧形态转变到基于流程的新形态。支持层包括财务部、人力资源部、信息规划部，这3个部门是要增强的职能部门。通过财务部监控全部流程的运作效率，控制产品与採购品的质量。人力资源部为各个流程提供合适的人员，提供全员的培训，考核员上的绩效。信息规划部提供信息的硬体支持，负责各个流程的信息化建设，按照流程管理委员会的流程建设网路，确保流程安全稳定的运行。这3个部门并不是高于流程，而是为流程服务，支持流程的运转，各个部门都以保证流程的高效运转为己任，提供财力、人力及硬体的支持。生产层是生产的第一线，是完全按照流程建立的流程小组，是流程管理变革中调整最大的部分。流程小组是将流程所涉及的各个职能部门的人员整合起来，改变人员对原来的部门经理负责的形态，而转为对流程的负责，每一个流程都是面向客户，并以客户为导向，根据客户的需求建立起流程。例如，根据市场预测，客户需求一种新的产品，流程管理委员会根据流程管理技术设计好流程，将方案传递给事业部，生产部门将其流程中各个节点所需的人员由人力资源部调配，由信息规划部负责流程的信息化建设，由财务部提供全程的财务支持与监控。而其他的一些职能则被弱化，成为辅助型的部门。当然这些辅助型部门也不能完全取消，它们的存在为流程提供专业的技能培训，为流程提供专业的人员。建立流程小组可以说是类似项目管理团队，不同之处在于项目团队的临时性，而流程小组则是常态的组织形式。流程小组的人员可以经常更换，但只要流程固定下来，其节点是不会改变的。客户关係管理部是一个特殊的部门，基于流程的组织形态要以客户为导向，所以事业部必须做好客户关係管理，提供市场的第一手资料。将客户信息传递给战略发展委员会，制定企业的发展战略，进行下一轮的发展。显然图1主要是以企业集团为例勾画了流程型组织形式。中小企业则具有“专精优”的特点，因而其组织管理体系应该围绕经营目标和业务内容，坚持简单、高效和实用的原则，并对有限的企业资源进行高效益的分配和使用。对于中小企业的组织形态，可以把它看作一个大规模企业的事业部，只需将一些职能下调即可，如图2所示。组织的特点流程型组织具有如下特点：(1)流程型组织最重要的特点是突出流程，强调以流程为导；向的组织模式重组，以追求企业组织的简单化和高效化。(2)流程型组织所关注的重点首先就是结果和产生这个结果：的过程。这意味着企业管理的重点转变为突出顾客服务、突出企业的产出效果、突出企业的运营效率，即以外部顾客的观点取代；内部作业方便的观点来设计任务。(3)流程型组织将所有的业务、管理活动都视为一个流程，注重它的连续性，以全流程的观点来取代个别部门或个别活动的观点，强调全流程的绩效表现取代个别部门或个别活动的绩效，打破职能部门本位主义的思考方式，将流程中涉及的下一个部门视为顾客。因此流程型组织鼓励各职能部门的成员互相合作，共同追求流程的绩效，也就是重视顾客需求的价值。(4)流程型组织重视流程效率，流程是以时间为尺度来运行的，因此这种组织结构在对每一个事件、流程的分解过程中，时间是其关注的重要对象。(5)流程型组织强调运用信息工具的重要性，以自动化、电子化来实现信息流动，提高工作效率。(6)流程型组织强调重新思考流程的目的，使各流程的方向和经营策略方向更加密切配合，不致流于“依法行事”的僵化局面。组织图示在组织流程图的基础上，可以勾勒出组织从传统类型向流程型组织类型转变的渐进过程。传统的组织结构形态图，见图A 。当组织绘製出组织流程图以后，组织内部的关键工作流的走向将十分清楚，组织可以确定关键流程与原有的职能部门之间的关係，形成职能流程型组织，见图B 。之后，通过种种方法，例如本文后面提出的流程型组织建模法，向流程型组织转化，见图C 。此时，流程型组织中原有职能部门的设定功能弱化，原先存在于各部门内部的资源释放出来，藉助信息平台搭建的网路，根据市场机会进行灵活的聚集和解散。组织要素组织是一个开放的系统，是在与环境不断相互作用中获得发展的，因而只有在开放系统的总模式下，才能很好确定组织内外各变数之间的确切关係。同时由于各种因素之间作用关係的动态性，不可能存在普遍适用于所有环境的组织原则和管理方法，因此，企业作为一个系统，必须适应环境的变化。20世纪90年代，以“3C”为代表的变革改变了企业生存竞争的整体环境。技术与市场处于不断变化之中，市场竞争更加激烈，从产品导向到客户导向的转变、来自顾客的变化以及产品或服务的个性化定製化要求等都对企业的生产和经营模式提出了挑战。此外，全球化、绿色製造、通信技术和网路的发展与普及、製造业向服务型转化等也成为推动管理变革的关键性力量。系统理论认为，每一个子系统都具有自己的功能，系统的功能就是系统与外部反应所表现出来的能力，即将输入转化为输出的过程中表现出来的。系统的功能不是一成不变的，它随着环境的变化而变化。因此系统强调企业对市场的适应能力。而20世纪90年代的环境变化必然要求企业对其内部的功能进行变革，特别是企业内部原材料输入转化为输出的流程运营状况的改变。系统理论认为，系统的运动总是指向一定的目标，作为一个整体的各个组成部分即各个分系统的目标必须相互协调，并服务于系统的整体目标。而流程型组织的目标就是实现组织内外资源及能力的有效整合和集成，提高组织快速回响能力，提供有效的产品或服务，实现顾客成本优势。系统理论同时还指出，系统的功能是系统内部功能的外在表现，它是由企业内部的结构所决定的，系统的结构决定着系统的功能，结构的变化制约着系统整体的变化，系统同时又反作用于结构。因此结构的变化是组织变革必须考察的重要因素。显然，基于系统的原则考察流程型组织的构架，应该涉及到组织的目标构架、流程构架、结构构架、制度构架和文化构架(如图3所示) 。同时系统原则强调各构架之间相互影响、相互制约的关係。组织的建立流程型组织建立的步骤所谓流程型组织，即以组织的各种流程为基础来设定部门，决定人员的分工，在此基础上建立和完善组织的各项机能。在实践中，如何建立一个流程型组织呢?在理论上通常可分为四步：界定核心流程、最佳化流程、建立流程团队、完善考评体系。(1)界定核心流程从企业组织的角度，不同学者对流程都有不同的阐释，但综合起来，流程可以看作是一组为了完成某一目标而进行的一系列逻辑相关的活动。业务流程是指一组共同为顾客创造价值而又相互关联的活动。流程具有目标性、逻辑性和层次性特点，它连线了不同分工活动的结果，反映活动间的关係，界定活动的相关人员间的关係。而核心流程是指在众多流程中，集成组织的各种核心竞争力的流程，核心流程具有不唯一性和可变性特点。对企业来说，并非所有的流程都需要再造，企业有限的资源必须集中在关键的业务中，企业的流程再造也要围绕核心流程来决定。界定核心流程方法有如下几种：1)根据组织当前的业务。任何一个组织都可分为核心部分和辅助部分。组织的核心部分所进行的关键业务流程应视为组织的核心流程。而对最终输出没有贡献或贡献很小、不增值或增值少的流程则为非核心流程。2)根据组织的未来发展战略。如果组织的战略定位或者业务範围将要做重大调整，则核心流程的确定要根据未来的发展方向而定。3)顾客对流程的看重程度。企业是通过流程的运作来满足顾客的需求，但流程对外在顾客的重要性或影响力并非相同。企业可以通过了解顾客比较关心的指标，比如产品成本、準时交货、产品性能等，进一步追蹤其实现的流程，然后进行相关分析，看哪些流程对哪些指标影响最大，从而根据流程位势的重要程度，排列出再造流程的先后次序。4)再造流程的可行性。流程再造需要考虑技术水平、再造小组成员素质、奉献的承受能力等条件。这些条件是否具备制约着再造流程的可行性，而流程再造的可行性大小，还需要考虑诸如流程的範围、再造的成本以及再造者自身等因素。(2)最佳化流程通常，组织的核心流程均有可改进之处。流程最佳化的方法很多，以生产企业的製造流程的最佳化为例，比较常见的方法有：精益生产(1ean production)、敏捷製造(agile manufacture)、準时生产(JIT)、全面质量管理(TQM)、约束理论(TOC)等。在此，将流程的最佳化主要分为两种：流程的再造和流程的规範。流程的再造是对存在较大弊端的流程进行重新设计，可以採用次序改变、合併、消除、自动化等方式来实现。所谓次序改变是指改变组成流程的活动的先后次序，即活动的逻辑关係，以缩短工作时间，提高对顾客回响度；消除是指把一些增值不大的流程或流程上的节点加以废除；而自动化则是将流程中的部分工作用信息技术加以自动地读取、传递、处理，最终提高工作效率。流程的再造是企业经营策略改革的体现，目的是提高企业的经营业绩。流程的规範和流程再造并非截然分开，规範后的流程随着时间的推移也可能不符合环境，需要重新设计。实际上，核心流程的最佳化过程就是再造、规範、再次再造、再次规範……如此循环的过程。(3)设定流程团队为界定的核心流程所配置的相应工作者称为“流程团队”，过去传统组织结构中，员工通常按职能被划分在不用的部门，往往为同一项任务而花费大量时间、精力来进行信息传递，如果建立一个流程团队，将这些员工集中在一起工作，效果则会好得多。流程团队的组成形式有多种。不同形式的流程团队各有优缺点，临时流程团队的组建和解散灵活，有利于提高顾客满意度，但稳定性差，对沟通机制、平台要求高。长期流程团队有利于组织的扁平化，小组成员间易形成默契，但人力资源流动性差，组织结构也容易固化。临时流程专员能够保证流程的畅通，但如果缺乏相应管理权，则协调流程的难度大，使流程专员指挥失效。而长期流程专员则是针对规範化程度高的流程而设定，其工作规範化、职责明确。企业可以根据自己的组织、流程特点，设定相应的流程团队。(4)完善考评体系完善的绩效考评制度是对组织成员进行奖惩的依据，是引导和指示员工行为的标尺。组织在从一种形态转向另一种形态的过程中，组织成员往往持怀疑和观望态度，考评体系的重要作用尤为明显。流程型组织的考评体系主要有如下特点：1)以流程的结果来衡量员工的业绩。将员工业绩同流程产出挂鈎，可以促使员工对整个流程关心，有助于全局意识的培养，同时对成员间的协作行为是一种鼓励。但这种绩效考核方法实际操作难度大，某个人的工作不力可能影响整个流程的产出，从而影响流程相关人员的业绩。2)鼓励以顾客为中心。建立面向流程的组织形态，最终目的是提高顾客满意度，从而提高组织收益。3)倡导协作文化。研究表明，变革中最先改变的是组织的业务，其次是组织的结构，最后才是组织的文化。企业文化是企业内部成员的共同价值观体系，它是企业组织的保护带，没有企业文化的相应保证，企业组织的改革难以实现，但是作为一种保护带，原有的企业文化会以其固有的稳定性，抵制组织结构的变化，因此在新的组织结构建立之际，必须完成组织的文化转型。结合企业再造理论建设企业文化时，应注意以人为本、学习创新和团结协作这几个方面。以上四步法的阐述，以理论推断为基础，描述了建立流程型组织的主要建模步骤。流程型组织的构建原则基于传统管理思想的企业构建方式，在逻辑和时间的顺序上，是先成立企业或组织，再依功能划分安排组织内的资源，完成企业的目标及任务，因此在传统专业分工及科学管理的思维下，会先考虑企业的分工，再考虑工作如何在既有的组织架构下进行。而且，传统的企业管理只着重研究企业内部人、物料、设备技术等各项资源的合理配置和有效利用。传统功能分工的思考逻辑如图4所示。